Thiết kế văn phòng hiện nay vẫn được xem là một dịch vụ xa xỉ đối với các doanh nghiệp, nhiều văn phòng không được thiết kế đúng đã gây ra không ít ảnh hưởng trong công việc: những sự mâu thuẫn, áp lực trong công việc dẫn đến giảm chất lượng công việc nhân viên dễ chán nản và muốn từ chức.

Chi phí cho việc thiết kế nội thất văn phòng là khoản đầu tư lớn cho hầu hết các doanh nghiệp nhưng nó có thể giúp cải thiện năng suất làm việc lên đến 20%. Đây là lý do tại sao một số doanh nghiệp đang tìm phương pháp để tận dụng tối đa yếu tố môi trường cụ thể là thiết kế văn phòng để hỗ trợ nâng cao năng lực và sự sáng tạo của nhân viên.
Để có thể dung hòa được sự thay đổi trong công việc lẫn trong nhu cầu của nhân viên, một khái niệm mới đã ra đời đó chính là “chổ ngồi tự do” trong đó mọi nhân viên dù là sếp cấp cao hay người mới vào công ty đều không có vị trí làm việc cố định.

Ý tưởng thiết kế dựa trên công việc này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê văn phòng của mình vì với diện tích tương đương một văn phòng có thiết kế không cố định vị trí ngồi cho nhân viên có thể chứa thêm được 20% số người. Nguyên nhân hình thành ý tưởng này xuất phát từ nhu cầu các doanh nghiệp mong muốn tăng tính hợp tác và kết nối giữa các nhân viên và nhất là trong kỉ nguyên của điện thoại di động và làm việc qua mạng đang gia tăng.

Tuy nhiên , một cuộc nghiên cứu mang tính toàn cầu của công ty Gensler vào năm 2013 đã chỉ ra rằng có ít nhất một trong 4 nhân viên khi được khảo sát thích một môi trường làm việc độc lập không bị quấy rầy bởi người khác trong lúc đang tập trung.

Một số nhân viên đươc khảo sát cho biết họ thường xuyên bị làm phiền, phân tâm bởi tiếng ồn và không đủ không gian. Một cuộc kiểm tra hóc môn Cortisol chỉ ra rằng mức độ áp lực ở một văn phòng yên tĩnh chỉ bằng một nửa so với một văn phòng ồn ào không gian mở.

Nghiên cứu cho các nhân viên văn phòng cho thấy thời gian dành cho việc hoàn thiện công việc một cách độc lập đang gia tăng trong khi thời gian họ cần đề tương tác với đồng nghiệp lại giảm xuống. Do đó ý tưởng thiết kế dựa theo tính chất công việc có thể gây ra sự phản tác dụng.
Khi nhân viên không thể tập trung thì việc làm việc cũng như xây dựng các mối quan hệ hợp tác trở nên khó khăn hơn.

Tại một số văn phòng có thiết kế mở tự do, các nhân viên đã sử dụng hộp, hình poster hoặc cây cảnh hay bất cứ vật dụng trang trí nào để tạo ra một không gian giúp họ hoàn thành được công việc.

Một cuộc nghiên cứu cho nhân viên khối văn phòng của tập đoàn bất động sản CBRE thể hiện được khả năng suy nghĩ và tập trung là cực quan trọng đối với nhân viên ở mọi lứa tuổi, ngay cả thế hệ 8x và 9x.

Sự sáng tạo luôn là mối quan tâm hàng đầu của một doanh nghiệp và sự thay đổi trong thiết nội thất văn phòng không đúng cách sẽ có ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng sáng tạo.
Nếu theo ý tưởng thiết kế dựa trên công việc thì bàn làm việc của nhân viên luôn quy định phải được dọn dẹp sạch sẽ, không còn sót một vật phẩm gì của họ vào thời điểm cuối ngày trong khi nghiên cứu cho thấy một chiếc bàn lộn xộn lại kích thích suy nghĩ sáng tạo và cơ hội khám phá những điều bất ngờ.

Những nghiên cứu này thể hiện rằng một thiết kế văn phòng không chỉ thiết kế dừng lại ở việc đáp ứng nhu cầu hoàn thiện của công việc mà còn phải chú trọng đến nhu cầu riêng tư, độc lập của nhân viên.

Tầm quan trọng của một thiết kế văn phòng tiêu chuẩn để hỗ trợ tính kết nối là một điều quan trọng hơn hết. Một bài báo từ Harvard Business Review cho thấy việc trao đổi thông qua mạng hay các thiết bị điện tử không thể thay thế được việc tương tác trực tiếp và một nhóm được làm việc từ xa không thể hiệu quả bằng việc cùng ngồi gần nhau để hoàn thành nhiệm vụ.

Từ hai quan điểm trên cho thấy chúng ta vẫn chưa tìm ra được giải pháp làm thế nào để có một thiết kế văn phòng hợp lý có ảnh hưởng tích cực đến năng suất nhưng vẫn đáp ứng được mọi nhu cầu làm việc cá nhân và tính chất công việc.
Một thiết kế văn phòng mang tính tích hợp sẽ giúp chúng ta giải quyết được điều này không chỉ giúp cho công việc được hoàn thiện tốt hơn mà nhân viên cũng có cảm giác thoải mái hơn. Xu hướng thiết kế văn phòng ngày nay sẽ ngày càng trở nên phức tạp vì nó không chỉ là tạo ra không gian đẹp mà còn phải phù hợp với nhiều tiêu chí đặt ra từ doanh nghiệp.