Thiết kế nội thất văn phòng không chỉ đơn giản là cách sắp xếp bàn ghế, tủ kệ sao cho đẹp mắt hài hòa mà còn phải đảm bảo các yếu tố về công năng sử dụng, tính hợp lý so với tổng thể, thể hiện được thương hiệu văn hóa của công ty. Một thiết kế nội thất văn phòng chuyên nghiệp phải đảm bảo được các tiêu chí nhất định mà các nhà thiết kế đều phải tuân thủ. Nếu công ty bạn đang có ý định thiết kế nội thất văn phòng thì những hiểu biết cơ bản về các yếu tố này sẽ giúp bạn dễ dàng đưa ra yêu cầu của mình với đơn vị đối tác thiết kế một cách cụ thể hỗ trợ cho công cuộc “cải tạo ngôi nhà chung” của bạn trở nên hiệu quả hơn.

Một thiết kế văn phòng dù có lộng lẫy, sang trọng bao nhiêu nhưng không đáp ứng được các công năng sử dụng cơ bản thì cũng không được xem là hoàn thiện. Đây là tiêu chí tiên quyết để đánh giá độ chuyên nghiệp của thiết kế văn phòng. Công năng sử dụng trong văn phòng có thể hiểu khái quát là các khu vực cần có trong một văn phòng ,cách phân bố ánh sáng tự nhiên và nhân tạo trong từng khu vực, không gian và sự lưu thông giữa các khu vực có hợp lý và thuận tiện cho hoạt động của các phòng ban… là các tiêu chí mà khi thiết kế văn phòng cần lưu ý.

Tùy theo diện tích mặt bằng và yêu cầu cụ thể của từng công ty mà một văn phòng có thể phân chia thành những khu vực khác nhau tuy nhiên những khu vực cơ bản phục vục cho công năng sử dụng của một công ty sẽ bao gồm: khu vực sảnh tiếp tân, khu vực phòng họp, khu vực làm việc, khu vực pantry (nhà bếp), khu vực lưu trữ hay còn gọi là phòng kho. Một công ty thiết kế nội thất chuyên nghiệp sẽ biết cách bố trí những khu vực này sao cho phù hợp với sự lưu thông giữa các phòng ban cũng như với vị trí mặt bằng của văn phòng. Ví dụ: Với một công ty kinh doanh về lĩnh vực nhân sự như Iconic thì thiết kế khu vực sảnh tiếp tân sẽ không được bố trí quầy mà thay vào đó là ghế chờ cho ứng viên và các phòng phỏng vấn sẽ được bố trí liền kề với phòng tiếp tân để hỗ trợ công việc tìm kiếm ứng viên cho công ty.

Bên cạnh đó, các yếu tố về ánh sáng trong văn phòng cũng không kém phần quan trọng, một công ty cân bằng được ánh sáng tự nhiên và nhân tạo không những mang lại nét tươi sáng cho văn phòng mà còn làm tăng sinh khí cho phòng làm việc cải thiện năng suất làm việc cho nhân viên. Một lời khuyên cho vấn đề này là nên thiết kế văn phòng dạng mở, tránh sự tách biệt hoặc các phòng nên được phân cách với nhau bằng chất liệu kính trong suốt để ánh sáng tự nhiên dễ dàng len lỏi vào từng ngỏ ngách trong khôn gian. Đối với ánh sáng nhân tạo thường sẽ sử dụng tuyp, dowlight… và chiếu sáng gián tiếp nhiều hơn để tránh gây lóa mắt cho nhân viên, ánh sáng vàng cũng là một lựa chọn hữu hiệu giúp cho tăng tính tập trung cho nhân viên nên sẽ thường sẽ được chọn trong thiết kế phòng họp. Thiết kế phòng họp văn phòng TBWA là sự kết hợp hài hòa giữa ánh sáng trắng từ đèn chùm sáng tạo trên trần và đèn vàng phối hợp xung quanh.

Vấn đề lưu thông cũng là một yếu tố không kém phần quan trọng trong thiết kế nội thất văn phòng. Không một nhân viên nào cảm thấy thoải mái khi vướn phải phải sự va chạm vô ý từ các nhân viên khác khi họ đang tập trung làm việc. Khoảng cách bố trí các bàn làm việc với nhau phải đảm bảo được sự lưu thông nhất định để không ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân viên. Yếu tố lưu thông này còn thể hiện ở các thiết kế hành lang kết nối giữa các khu vực với nhau, một hành lang thông thoáng sẽ giúp cho nhân viên thuận tiện hoạt động trong công việc. Có thể tham khảo dự án Prudential với thiết kế mở giữa các phòng họp và hành lang rộng mở thuận tiện cho sự lưu thông của khách hàng cũng như nhân viên trong công ty.